Komunikacija med podjetji v številnih primerih še vedno poteka prek papirne dokumentacije. Digitalizacija in avtomatizacija procesov reševanja vhodne pošte v podjetje prinašata:
skrajšanje časov obdelave dokumentov,
povečanje blagajniških popustov za predčasna plačila,
preprečitev izgube dokumentov,
povečanje ugleda podjetja zaradi hitrih odzivnih časov,
povečanje preglednosti obdelava vhodne pošte.
V procesu zajemanja uporabljamo skenerje, ki vračajo PDF-obliko dokumenta z opravljeno razpoznavo besedila. Za digitalizacijo vhodne pošte priporočamo čitalce, ki hkrati s skeniranjem opravijo še optično razpoznava besedila. S tem se izognete nepotrebnim dodatnih stroškom za nakup programske opreme za optično razpoznavo besedila. Na tako pridobljenem dokumentu opravimo izločitev besedila za potrebe iskanja ter razpoznavo in shranjevanje ključnih besed.
