Perftech.Meeting

Sestanki so lahko odlično orodje za zbiranje idej in mnenj ter vodenje aktivnosti skupin zaposlenih. Vendar učinkovitost lahko hitro pade, če sestanki niso dobro vnaprej pripravljeni, učinkovito vodeni in če dogovorjeni sklepi niso realizirani kakovostno in v dogovorjenih rokih.

Priprava vrst sestankov (templatov)

Z aplikacijo lahko za sestanke, ki se odvijajo periodično, vnaprej pripravite osnovne podatke, kot so: naziv sestanka, vodja, namestnik, poslovni sekretar, člani, namen, lokacija, frekvenca izvajanja, način vodenja in poročanja, prejemniki zapisnika. To shranite v obliki vzorca (templata), ki ga izberete pri pripravi konkretnega zapisnika, pri čemer se omenjeni podatki že samodejno izpišejo.

Priprava vabila

Ko pripravimo novo vabilo za sestanek, izberemo najprej vrsto sestanka (template), s čimer se nam določeni podatki že samodejno izpišejo. Te podatke lahko uredite ali dodate nove. Pri pripravi vabila se določi dnevni red, označimo tudi, katera točka se nanaša na obravnavo sklepov prejšnjih sej. Pod to točko se nam bodo ob pisanju zapisnika samodejno pojavili vsi še nepotrjeni (nerealizirani) sklepi prejšnjih sej. Ko je vabilo pripravljeno, ga posredujemo v odobritev vodji sestanka in ko ga ta odobri, je viden vsem vabljenim, ki dobijo o vabilu tudi obvestilo po elektronski pošti.

Pregled sklepov

Pri pregledu sklepov imamo dve področji: Vsi sklepi in Moji sklepi. Vsi sklepi so sklepi iz vseh sestankov, za katere smo prejeli zapisnik. Moji sklepi pa so vsi sklepi, za katere sem določen kot odgovorna oseba ali izvajalec.

Poročanje o realizaciji sklepov

Na področju Moji sklepi lahko pri sklepih, ki še niso potrjeni, dodajamo ali urejamo poročila o delu. Vpišemo lahko naziv dela, podroben opis del, % realizacije, porabljen čas in sredstva, lahko pa pripnemo tudi datoteko v poljubnem formatu z rezultati našega dela.