Perftech.INDoc
ZAJEM DOKUMENTOV
Papirna dokumentacija
Papirne dokumente najprej pripravimo za potrebe digitalizacije: vzamemo jih iz kuverte, odstranimo sponke, razvrstimo jih po lastnostih lastnostmi (enostranski, enolistni dokumenti, potem dvostranski, enolistni dokumenti, nato dvostranski večlistni dokumenti itd.).
Sledi digitalizacija dokumentov. Zajem v dokumentacijskei sistem je samodejen, enostaven in ga opravimo v enem koraku. Ob zajemu se izvede razvrščanje dokumentov in delna indeksacija.
Sistem podpira zajem dokumentov na različnih, geografsko ločenih lokacijah in shranjevanje na centralni lokaciji podjetja.
Elektronski dokumenti
Shranjevanje poteka na podoben način kot v okolju Windows. Med shranjevanjem se vpisujejo lastnosti dokumenta.
Povezljivost z Microsoft Officeom omogoča uporabnikom, da dokumente shranjujejo neposredno iz Worda, Excela ali Outlooka.
Prejeti faksi
Perftech.CiklonNT je mogoče povezati z elektronskim faksom, pri čemer je postopek zajema enak postopku zajema papirnih dokumentov. Elektronski faksi se zbirajo v določeni mapi, od koder poteka prenos v dokumentacijski sistem. Ob tem se lahko opravi tudi delno opremljanje dokumentov z lastnostmi preko številke pošiljatelja.
Črtna koda
Uporaba črtne kode na dokumentih predstavlja možnost za poenostavitev postopkov digitalizacije in avtomatskega indeksiranja dokumentov.
Za zajem in digitalizacijo ročno dopolnjenih ali podpisanih dokumentov, kot so dobavnice, izdajnice, naročilnice, delovni nalogi idr., ponuja Perftech.CiklonNT enostaven in zelo zmogljiv dodatek za razpoznavo črtne kode iz digitalizirane slike dokumenta. Vključitev črtne kode na izpisane dokumente je enostavna, enostavna pa je tudi izbira pisave pri oblikovanju tekstovnih dokumentov.
Po digitalizaciji sistem razpozna črtno kodo, pridobi dodatne podatke iz ERP-okolja in opravi avtomatsko indeksacijo dokumenta. Dokumenti so razvrščeni in obdelani samo s klikom na gumb za skeniranje na skenirni napravi.
Pri digitalizaciji vhodnih dokumentov uporabimo črtno kodo za ločevanje posameznih dokumentov. Med dokumente vstavimo prednatisnjene liste s predpisano črtno kodo, ki lahko predstavlja nov tip dokumenta ali konec dokumenta. |
