Perftech.Document

Rešitev za zajem in urejanje dokumentov (pogodbe, organizacijski predpisi, pravni akti, obrazci, zapisniki...), ki so vam tako enostavno dostopni s samo enim klikom. Dokumente lahko odpirate tudi neposredno iz slike procesa, jih posredujete v usklajevanje in zagotovite popolno sledljivost.

Izdelava dokumenta

Aplikacija omogoča vpis lastnosti dokumenta, kot so: oznaka dokumenta, naziv dokumenta, izberemo predpripravljen dokument v digitalni obliki, vrsta dokumenta (šifrant), različica dokumenta, skrbnik dokumenta, datum dokumenta, izdelovalec dokumenta, sledi izbira standarda/predpisa, na katerega se dokument nanaša, ter stavek standarda ali člen predpisa.

Odobritev dokumenta in pravice pregledovanja

Določamo štiri vrste uporabnikov:

• Pregledovalci: vsakemu dokumentu lahko določimo skupine uporabnikov ali posameznike, ki bodo po veljavnosti imeli pravico vpogleda v ta dokument.
• Odobritelji (podpisniki): za vsak dokument lahko določimo, kdo vse ga mora v procesu potrjevanja pregledati in odobriti.
• Superuser: izmed odobriteljev lahko določimo osebo, ki lahko odobri veljavnost dokumenta tudi v primeru, če je bil dokument zavrnjen ali še ni odobren.
• Ključni uporabniki: za vsak dokument lahko določimo osebe, ki bodo po veljavnosti dokumenta prejele obvestilo o novem dokumentu in bodo s potrditvijo jamčile, da oddatuma podpisa uporabljajo nov predpis.

Pregledovanje dokumentov

Pregledovanje dokumentov je organizirano po več področjih:

• Dokumenti: to je osnovni pregled, v katerem uporabniki pregledujejo veljavne različice dokumentov, organizirane po področjih. Vsak uporabnik vidi samo dokumente, do katerih ima pravico dostopati. Vgrajeno je obveščanje o številu vseh in novih dokumentov po področjih. V kolikor ima uporabnik pravico dostopa, lahko pregleduje tudi predhodne različice dokumentov, podpisnike... Vgrajen je enostaven in razširjen iskalnik, s katerim lahko filtriramo prikaz dokumentov po različnih parametrih (različica, naziv, skrbnik, datum veljavnosti, standard, podpisnik...).
• Moji dokumenti: področje je namenjeno skrbnikom dokumentov. V tem področju so vidni dokumenti vseh statusov (veljavni, v potrjevanju...) in informacije o tem, v kateri fazi se posamezen dokument nahaja (npr. kdo je dokument podpisal, zavrnil pregledal...). Vsak skrbnik vidi pod tem področjem samo dokumente, katerih skrbnik je.
• Dokumenti za odobritev: področje se uporabniku pojavi samo v primeru, da je bil za določen dokument izbran kot podpisnik. Ko dokument potrdi, področje izgine (razen če je superuser).
• Dokumenti za potrditev: področje se uporabniku pojavi samo v primeru, da je bil za določen dokument izbran kot ključni uporabnik. Ko potrdi, da je seznanjen z vsebino novega dokumenta, področje izgine.

Nove različice dokumentov

V kolikor ima uporabnik ustrezno določene pravice, lahko dokumentu doda novo različico, pri čemer pri potrjevanju uporablja enake postopke kot pri novem dokumentu.

Predlogi za spremembo dokumentov

Za vsak dokument je možno dodati predloge za spremembe v obliki foruma, preko katerega se lahko izmenjujejo ideje in usklajujejo predlogi.

Administracija

Izredno parametrično pripravljena administracijska konzola omogoča administratorju veliko število nastavitev: odpiranje uporabnikov in skupin uporabnikov, vzdrževanje šifranta podjetij, vzdrževanje šifranta skupin dokumentov, vzdrževanje šifranta standardov/predpisov in stavkov/členov, določanje statusov dokumentov, prehodov med statusi. Za uporabnike določimo pravice do upravljana z dokumenti (pregledovanje, dodajanje različic, pregled predhodnih različic, brisanje). Te pravice lahko določimo na splošno za vse dokumente ali za posamezno vrsto dokumentov.

Povezava z modeliranjem procesov

Rešitev je povezana z modulom Perftech.Proces – modeliranje procesov. To pomeni, da lahko ob risanju dokumentacijskega toka izberemo določen dokument iz te baze dokumentov.

Tak dokument lahko odpremo neposredno na prikazu dokumentacijskega toka procesa, pri čemer program sam pazi, da vedno odpre zadnjo veljavno različico dokumenta.