Perftech.Arhiv

Uvedba zakonsko skladnega elektronskega arhiva predstavlja za podjetje uvedbo notranjih pravil, ki jih potrjuje Arhiv Republike Slovenije. Rešitev Perftech.Arhiv vsebuje:

• izgradnjo komunikacij in infrastrukture,
• izgradnjo in uvedbo dokumentacijskega sistema Perftech.Arhiv,
• uporabo elementov e-poslovanja,
• vključevanje sistema eKeeper (Setcce, varnostne vsebine),
• usklajenost z zakonodajo,
• pripravo notranjih pravil,
• uvedbo elektronskega arhiva.

Arhiv podjetja predstavlja obremenitev za podjetje, hkrati pa tudi neizkoriščen vir informacij o poslovanju podjetja. Arhiv v papirni obliki je drag za vzdrževanje, iskanje pogosto traja celo več kot en delovni dan. V postopku digitalizacije se dokumenti ustrezno uredijo in označijo. Postanejo hitro dostopni, lahko jih distribuiramo in uporabimo v vsakodnevnih delovnih procesih. Arhivsko gradivo se ustrezno označi in razvrsti, opremi s ključnimi besedami in metapodatki. V podjetju se lahko tudi odločite, da se za določene vrste dokumentov ne opravi digitalizacija. Glede na različne oblike in velikosti dokumentov (knjige, velikoformatni načrti in podobno) lahko te dokumente predamo v digitalizacijo zunanjemu ponudniku storitev, ker bi bila nabava namenske opreme za digitalizacijo predraga in tako ekonomsko neupravičena.

Na začetku digitalizacije se opravi pregled dokumentov, določi vrste dokumentov in prioritetni vrstni red za digitalizacijo dokumentov ter oblikuje pravila za opravljanje digitalizacije. Že v samem postopku digitalizacije poskrbimo tudi za rezervne kopije digitaliziranega gradiva, saj bi že izguba enega dneva digitalizacije pomenila velik strošek in tudi porast nezaupanja v digitalni arhiv.

Ko je arhivska dokumentacija digitalizirana, ustrezno opremljena s podatki in urejena, se preda v uporabo vsem uporabnikom.